Datenschutz
Datenschutzerklärung für das Vereinsheim-Portal
https://vereinsheim-erftstadt.de
Stand: 29. September 2026
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlich für dieses Portal ist der Kleingartenverein Am Schießendahl e. V., Am Schießendahl 65a, 50374 Erftstadt, Deutschland.
E-Mail für Datenschutzanfragen: info@kgv-erftstadt.de
Diese Erklärung betrifft das eigenständige Vereinsheim-Portal. Es wird bei STRATO betrieben und verwendet nicht das Gartenbund-Websystem. Für andere Vereinswebsites und externe Angebote gelten deren eigene Datenschutzhinweise.
2. Hosting, Aufruf der Website und Sicherheit
Hosting, Datenbank und technischer E-Mail-Versand werden über STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, bereitgestellt. Beim Aufruf verarbeitet der Hosting-Anbieter technische Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, angeforderte Ressourcen, Zeitpunkt, Browserinformationen, übertragene Datenmenge und gegebenenfalls die verweisende Seite. Diese Daten dienen der Auslieferung, Fehlerbehebung und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und verlässlicher Betrieb.
STRATO nennt für die zur Angriffserkennung gespeicherten IP-Adressen eine Dauer von höchstens sieben Tagen. Weitere technische Protokolle richten sich nach dem jeweiligen Betriebs- und Sicherheitszweck. Hinweise des Anbieters: https://www.strato.de/datenschutz/
Die Verbindung zum Portal ist über HTTPS/TLS verschlüsselt. Zugriff auf nicht öffentliche Buchungs-, Rechnungs- und Verwaltungsdaten erhalten nur dafür berechtigte Personen.
3. Notwendige Cookies und Sitzungen
Wir verwenden notwendige Sitzungscookies für Anmeldung, sichere Formularübermittlung und den Zugriff auf deine begonnene Gastbuchung. Die reguläre Sitzung läuft nach 120 Minuten Inaktivität ab. Die Funktion „Angemeldet bleiben“, sofern genutzt, kann einen länger gültigen Anmeldecookie setzen. Sitzungsdaten können außerdem die IP-Adresse und Browserkennung enthalten.
Der Zugriff auf dein Endgerät ist für diese ausdrücklich angeforderten Funktionen erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Verarbeitung personenbezogener Sitzungsdaten beruht, je nach Funktion, auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Wir verwenden im Portal keine Werbe- oder Analysecookies und kein Google reCAPTCHA. Bei deaktivierten notwendigen Cookies können Anmeldung und Buchung eingeschränkt sein.
4. Gastbuchung, Mietvertrag und Rechnungen
Du kannst ohne Benutzerkonto buchen. Wir verarbeiten die ausgewählten Termine, Anlass und Gästezahl, ausgewählte Zusatzleistungen, Namen, E-Mail-Adresse und Rechnungsanschrift sowie bei Organisationsbuchungen die Organisation. Dazu kommen Preisberechnung, vereinbarte Übergabehinweise, Buchungsstatus und die zum Abschluss bestätigten Text- und Preisversionen. Freitextangaben sollen nur enthalten, was für die Vermietung erforderlich ist.
Wir benötigen diese Angaben zur Vertragsanbahnung, Durchführung der Vermietung, Kontaktaufnahme und Abrechnung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Rechnungs- und steuerlich erforderliche Aufzeichnungen werden auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO).
Rechnungen und erforderliche Vertragsnachrichten werden an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Die interne Buchhaltung erhält eine nicht für andere Empfänger sichtbare Rechnungskopie. Berechtigte Vereinsverantwortliche bearbeiten Buchungen, Zahlungen und gegebenenfalls Stornierungen; ihre Änderungen werden nachvollziehbar protokolliert. Im öffentlichen Kalender werden nur belegte Zeiträume angezeigt, keine Namen, E-Mail-Adressen oder internen Blockierungsgründe.
5. Zahlung und Abgleich von Kontoauszügen
Die Onlinebuchung erfolgt aktuell auf Rechnung. Beim Überweisen verarbeiten unsere Bank, die Kreissparkasse Köln, und die am Zahlungsvorgang beteiligten Zahlungsdienstleister die erforderlichen Zahlungsdaten. Der Verein prüft Zahlungseingänge anhand von Betrag, Buchungsdatum und Rechnungsnummer im Verwendungszweck.
Berechtigte Verantwortliche können Kontoauszüge im CAMT-Format oder als Sparkassen-CSV-Export in das geschützte Portal importieren. Gespeichert werden die für den Abgleich benötigten Angaben zu gebuchten Zahlungseingängen: Betrag, Währung, Buchungsdatum, Verwendungszweck und, soweit vorhanden, eine aus der Bankreferenz abgeleitete Kennung gegen Doppelverbuchung. Die Originaldatei wird nach dem Einlesen nicht dauerhaft im Portal abgelegt; die Abgleichdaten werden verschlüsselt gespeichert. Die Anwendung verlangt den Kontoauszug des hinterlegten Vereinskontos. Unklare oder abweichende Zahlungen und CSV-Zahlungen ohne eindeutige Bankreferenz werden manuell geprüft.
Der Abgleich dient der Vertragsabwicklung und ordnungsgemäßen Buchhaltung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO). Eindeutige Zahlungen können nach Prüfung durch den Admin als bezahlt übernommen werden. Dieser Abgleich führt nicht automatisch zur Stornierung einer Buchung. Eine automatische Verbindung zum Bankkonto besteht derzeit nicht.
6. Freiwilliges Benutzerkonto
Für ein Konto verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adresse, ein gehasht gespeichertes Passwort, den Bestätigungsstatus der E-Mail-Adresse und notwendige Anmeldedaten. Über dein Konto kannst du eigene Buchungen einsehen. E-Mail-Bestätigung und Passwortzurücksetzung verwenden zeitlich begrenzte Links. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die gewünschte Kontofunktion und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für deren Absicherung. Eine Kontolöschung kannst du über den Datenschutzkontakt anfordern; gesetzlich aufzubewahrende Vertragsunterlagen bleiben davon getrennt erhalten.
7. Kontakt und Newsletter
Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verwenden wir die übermittelten Kontaktdaten und Nachrichten zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei Vertragsbezug, andernfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO mit dem Interesse, Anfragen zu beantworten.
Eine Newsletter-Anmeldung ist freiwillig und von der Buchung unabhängig. Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, Zeitpunkt und Version der Einwilligung sowie den Bestätigungs- und Abmeldestatus. Erst nach Bestätigung des Double-Opt-in-Links wird die Anmeldung bestätigt; der Link ist 48 Stunden gültig. Grundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit über den Abmeldelink oder unseren Datenschutzkontakt mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ein Kampagnenversand ist im Portal derzeit nicht eingerichtet; die Anmeldung allein bewirkt keinen regelmäßigen Versand.
8. Google Maps und externe Angebote
Google Maps wird erst geladen, wenn du die entsprechende Schaltfläche bewusst betätigst. Vorher wird keine eingebettete Karte angefordert. Durch das Laden können insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen und Nutzungsdaten an Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, und gegebenenfalls verbundene Unternehmen in Drittländern gelangen. Für die optionale Einbindung ist deine Einwilligung maßgeblich (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und, soweit erforderlich, § 25 Abs. 1 TDDDG). Mit „Karte entfernen und Einwilligung widerrufen“ beendest du die Einbindung. Bereits übermittelte Daten werden dadurch nicht zurückgerufen. Beim erneuten Laden der Seite ist die Karte zunächst wieder deaktiviert.
Datenschutzhinweise von Google: https://policies.google.com/privacy
Ein externer Routenlink öffnet Google Maps außerhalb unseres Portals. Für die dortige Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.
9. Technische Fehler, Entwicklung und KI-unterstützte Wartung
Zur Fehlererkennung erfassen wir technische Fehlerklasse, betroffene benannte Anwendungsroute, Zeitpunkte, Häufigkeit und Fundstellen im Quellcode. Gleiche Fehler werden zusammengefasst. Die Fehlerübersicht und exportierbare Diagnoseberichte enthalten keine Formulareingaben, Passwörter, vollständigen Kontoauszüge, IP-Adressen oder ungefilterten Fehlermeldungen. Fehlerbenachrichtigungen an die zuständige Vereinsverwaltung enthalten nur technische Metadaten. Die Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse an Sicherheit und Fehlerbehebung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO). Lokale Anwendungsprotokolle werden täglich rotiert und grundsätzlich 14 Tage vorgehalten. Die Fehlerübersicht wird bei weiterer Erfassung oder administrativer Betriebsprüfung um Einträge bereinigt, deren letztes Auftreten mehr als 90 Tage zurückliegt.
Die technische Betreuung verwendet Visual Studio Code von Microsoft und Codex/ChatGPT von OpenAI zur Entwicklung und Fehlerbehebung. Für diesen Wartungsablauf werden ausgewählte Quellcodeabschnitte und bereinigte technische Diagnoseinformationen verwendet. Buchungsdaten, Kontoauszüge, Passwörter und Zugangsschlüssel sind nicht Bestandteil dieses Ablaufs. Es gibt keine automatische Übermittlung von Besucher- oder Buchungsdaten an diese Entwicklungswerkzeuge und keine KI-Entscheidung über deine Buchung.
Visual Studio Code ist ein Entwicklungswerkzeug auf dem Rechner der Betreuung und kein eingebetteter Dienst im Browser der Besucher. Erweiterungen und KI-Funktionen können ausgewählte Entwicklungsinhalte an ihre Anbieter übertragen. OpenAI verarbeitet die übergebenen Entwicklungsinhalte entsprechend den Bedingungen und Datenkontrollen des von der Betreuung verwendeten ChatGPT-Plus-Kontos. Personenbezogene Nutzungsdaten des Portals sind für diesen Wartungsablauf nicht vorgesehen.
Anbieterinformationen: https://code.visualstudio.com/docs/configure/telemetry und https://openai.com/policies/privacy-policy/
10. Empfänger, Drittlandverarbeitung und Speicherdauer
Empfänger können berechtigte Vereinsverantwortliche, Hosting- und E-Mail-Dienstleister, beteiligte Banken sowie bei gesetzlicher Pflicht Behörden oder berufliche Berater sein. Informationen werden auf den jeweiligen Zweck und die erforderlichen Zugriffsrechte begrenzt. Eine Weitergabe für fremde Werbung erfolgt nicht. Für optionale externe Dienste können Verarbeitungen außerhalb der EU/des EWR stattfinden; maßgeblich sind die jeweils anwendbaren Angemessenheitsbeschlüsse oder geeigneten Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Die Nutzung eines Entwicklungswerkzeugs allein ersetzt weder eine erforderliche Rechtsgrundlage noch solche Garantien.
Wir speichern Vertrags- und Buchungsdaten so lange, wie sie für Durchführung, Abrechnung und die Klärung von Ansprüchen erforderlich sind. Rechnungen, Zahlungsnachweise und andere steuerlich relevante Unterlagen werden entsprechend den jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Kontaktanfragen werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, soweit kein weiterer zulässiger Aufbewahrungszweck besteht. Newsletterdaten werden nach Widerruf aus dem aktiven Verteiler entfernt; ein erforderlicher Einwilligungsnachweis kann zur Rechtsverteidigung zeitlich begrenzt verbleiben. Sicherungskopien können Daten bis zur nächsten regulären Ersetzung enthalten und dienen ausschließlich der Wiederherstellung.
11. Deine Rechte
Du kannst nach Maßgabe der DSGVO Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit verlangen (Art. 15 bis 20 DSGVO). Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass dadurch die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung entfällt.
Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruht, kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Gegen Direktwerbung kannst du jederzeit widersprechen. Wende dich hierfür an info@kgv-erftstadt.de.
Du hast außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für den Verein ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig: https://www.ldi.nrw.de
12. Erforderliche Angaben und Änderungen
Die als erforderlich gekennzeichneten Buchungsangaben sind für die Bearbeitung und Abrechnung notwendig. Ohne sie können wir keine Onlinebuchung abschließen. Benutzerkonto, Newsletter und Google Maps sind freiwillig. Bei Änderungen des Portals passen wir diese Hinweise an; bereits gespeicherte Vertragsversionen deiner Buchung bleiben erhalten.
13. Mitgliedszugang und Mitgliedertarif
Für den Mitgliedertarif übernimmt der Verein aus seiner Mitgliederverwaltung ausschließlich vollständigen Namen, Parzellennummer oder Mitgliedskennung und, soweit vorhanden, E-Mail-Adresse sowie den Berechtigungsstatus in das Portal. Weitere gleichberechtigte Mitglieder einer Parzelle erhalten eigene Einträge und eigene Zugänge. Die Angaben stammen aus der Mitgliederliste des Vereins. Telefonnummer, Geburtsdatum und weitere Angaben aus dieser Liste werden für den Mitgliedszugang nicht importiert.
Die Daten dienen der Prüfung des Mitgliedertarifs und dem angeforderten persönlichen Zugang (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Zugangsabsicherung und nachvollziehbare Änderungen durch berechtigte Vereinsverantwortliche beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Erst die Aktivierung über die hinterlegte E-Mail-Adresse oder einen persönlich nach Prüfung ausgegebenen Code erstellt oder verknüpft ein Konto. Das Passwort und Aktivierungscodes werden nur gehasht gespeichert. Ein neuer Code ersetzt den vorherigen; Codes verfallen nach sieben Tagen und sind nur einmal nutzbar. Bei gemeinsamer Familienadresse erfolgt die Zuordnung zum jeweiligen Mitglied über den eigenen Namen. Ein Zugang ohne E-Mail ist mit persönlich ausgegebenem Code möglich; Rechnungen stehen im geschützten Konto als PDF bereit oder werden persönlich übergeben. Persönliche Übergaben werden dokumentiert. Die interne Buchhaltung erhält weiterhin Rechnungskopien.
Endet die Berechtigung, wird der Mitgliedertarif deaktiviert. Bestehende Buchungen und Rechnungen behalten ihren vereinbarten Preis und ihre erforderlichen Nachweise. Nicht mehr benötigte Mitglieds- und Kontodaten werden nach Prüfung noch bestehender Vertrags-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten gelöscht oder anonymisiert. Auskunft, Berichtigung und Löschung können über den Datenschutzkontakt angefordert werden. Einladungen zum Zugang enthalten keine Werbung; ein automatischer Versand an die gesamte Mitgliederliste findet nicht statt.
Die Anwendung verwendet notwendige Sitzungscookies für Anmeldung und Buchung. Google Maps wird erst nach Deinem Klick geladen. Newsletter-Einwilligung und Buchung sind voneinander unabhängig.